Come si fanno i Webinar? (con template ed esempi di strategia scaricabili)

Come fare dei webinar che portino benefici tangibili alla tua azienda?

Anzitutto, cos'è un Webinar? La parola Webinar è un neologismo, e indica un convegno (o seminario online, workshop, corso online, simposio, tavola rotonda) o una semplice presentazione che ha luogo su Internet, e permette ai partecipanti, situati in luoghi diversi, di vedere e sentire la presentazione, fare domande, ecc. Vediamo ora come farne uno di successo.

Se Marketing e Sales collaborano, ci sono buone probabilità che il tuo evento offra i contenuti migliori ai giusti clienti (o potenziali clienti). 

Qui di seguito trovi alcuni cenni alle tattiche e agli strumenti utili, e scoprirai perché i webinar sono tra le più efficaci tattiche di marketing.

1. La strategia vincente

Il potenziale di un webinar dal vivo dipende molto dal formato: deve essere un'esperienza coinvolgente, in tempo reale, magari con sessioni educative, piene di contenuti multimediali e di interazioni personali, affinché sia un esperienza migliore rispetto a leggere gli stessi contenuti su documenti stampati. Quindi proponi gli argomenti giusti nel miglior formato, avendo ben chiari (prima!) gli obiettivi.

Un webinar è un evento che deve sempre:

• avere risultati misurabili: prima di definire gli argomenti, è necessario aver chiari i tuoi obiettivi e i KPI (Indicatori chiave di performance, ovvero le metriche più significative da analizzare (e come li misurerai). 
• dare valore ai partecipanti: il webinar deve fornire valore reale al pubblico. Argomenti importanti che interessano al tuo pubblico, veicolati da un formato convincente (con l'ausilio di video, infografiche, animazioni 3D, ecc.);
• offrire un'azione successiva: troppo spesso i webinar sono un vicolo cieco, con una CTA obbligatoria sull'ultima slide... invece devi prevedere, alla fine di un evento online, una continuazione, una successiva attività, importante e possibilmente imperdibile.

2. I commerciali/venditori (Sales) devono rivelarti i loro segreti

Per produrre webinar di grande impatto, hai bisogno degli input del tuo team di vendita. I venditori sono una miniera d'oro e di intuizioni che troppo spesso non vengono sfruttate. Basta solo una riunione di pochi minuti per trovare insieme quali contenuti risolvono veramente i più importanti problemi dei potenziali clienti.
Ecco uno spunto con alcune domande specifiche a cui dare risposta.
. Per definire gli obiettivi:
Come mai i potenziali clienti non diventano clienti? Come può essere risolto il problema? Ci sono informazioni importanti che i tuoi clienti (o prospect) non riescono ad ottenere o che vorresti che avessero prima di una potenziale vendita?
. Per scegliere l'argomento:
Compila un elenco di argomenti che fornirebbero valore reale ai potenziali clienti, e pensa anche come presentarli: attraverso dei pannelli con infografiche; con domande e risposte dal vivo (Q&A); con una demo del prodotto/servizio.
. Per decidere cosa fare dopo:
Qual è il prossimo passo che vuoi far compiere ai partecipanti? Come ti può aiutare il tuo team di vendita?

Esempi di CTA (call-to-action): "scarica un eBook", "iscriviti al blog", "partecipa al prossimo webinar", "leggi questa case-study", "visita le FAQ sul sito", "richiedi la demo", "richiedi un preventivo o una consulenza gratuita", ecc.

Ed ecco alcune domande da porsi:

• La CTA è appropriata per i partecipanti a questo evento? 
• Cosa pensi sia più importante sapere per chi ha partecipato?
• Quale contenuto pensi potrebbe supportare il webinar? 
• Quali contenuti condividi con i potenziali clienti in questa fase?

3. Crea un "Webinar Hub" con tutti i contenuti dei tuoi eventi

Uno dei modi migliori per assicurarsi che il tuo team di vendita abbia le informazioni e i materiali di cui ha bisogno è creare un "Webinar Hub": una risorsa dove trovare tutte le info relative agli eventi effettuati, la documentazione e i materiali declinati da usare per il marketing e le vendite.
Una directory condivisa tra Marketing e Sales e ben organizzata (o una scheda Trello).
Se produci costantemente nuovi webinar su diversi temi ogni mese, potrebbe valere la pena anche di creare un vero e proprio portale, solido e semplice da gestire.
Nel tuo "Webinar Hub" puoi inserire le registrazioni di tutti quelli effettuati, il calendario con quelli passati e futuri, la documentazione che li descrive, le e-mail, le CTA e le grafiche utilizzate.

4. Collaborare per promuovere il webinar

Per il successo di un webinar la promozione è fondamentale.
Coinvolgi il tuo team di vendita e aiutali a spargere la voce online attraverso i loro social network e i gruppi. Puoi anche includere il link alla registrazione del webinar nella firma dell'e-mail. Dovresti iniziare a promuoverlo almeno quattro settimane prima, e continuare fino al grande giorno.

Realizza e distribuisci i seguenti materiali, due settimane prima dell'inizio della promozione:

• un foglio informativo sul webinar (obiettivi, target, punti chiave, relatori e CTA, ...);
• l'elenco dei clienti e potenziali clienti da invitare;
• modelli di e-mail per inviti personali e promemoria  (save-the-date);
• esempi di post sui social (con link e immagini) da copiare e incollare;

Con queste informazioni, i commerciali possono rispondere alle domande dei loro clienti e dei potenziali clienti, e identificare gli invitati che potrebbero non essere presenti nell'elenco e-mail del marketing.

5. La comunicazione post-webinar

L'evento è finito, e adesso?  Qui le cose si fanno interessanti.
Le persone che partecipano ad un evento sono una preziosa opportunità di vendita, quindi il post-webinar è un momento di comunicazione estremamente importante.

Prima bisogna analizzare e condividere i dati dell'evento.  Invia un e-mail ai colleghi specificando quanto segue:

• contatti che si sono registrati;
• contatti che hanno partecipato;
• contatti che si sono registrati ma non hanno partecipato;
• contatti che non si sono mai registrati;
• informazioni sulle domande poste durante l'evento.

La maggior parte dei passaggi la puoi fare manualmente, ma un CRM (Customer Relationship Management) rende il processo molto più semplice. Noi utilizziamo HubSpot, il CRM che include tutte le funzionalità per le attività indicate. Ecco un semplice piano di follow-up per un webinar, in quattro passaggi:

1. Invia le e-mail con le informazioni viste al punto precedente;
2. Crea i template per le e-mail di follow-up;
3. Fornisci contenuti pertinenti che i commerciali potrebbero condividere nelle settimane successive  (tipo: post dedicati, infografiche, ebooks, ecc.);
4. Pianifica e invia tutto ai contatti di follow-up. La prima e-mail dovrebbe essere inviata entro 24 ore dall'evento e includere il link alla registrazione e le slide presentate.

6. Una volta terminato il webinar, è il momento di misurarne il successo.

Tieni traccia dei KPI relativi agli obiettivi che ti eri posto quando hai progettato l'evento. I più comuni sono:

• numero di nuovi contatti generati;
• numero di contatti esistenti coinvolti;
• numero di nuove opportunità  (prospect);
• creazione di nuove opportunità (deal) per i venditori.

Assicurati di condividere questi numeri con i commerciali.
Se vuoi automatizzare questi processi, un buon CRM (noi usiamo HubSpot abbinato alla piattaforma webinar Zoom) funziona perfettamente, e permette un rapido scambio di dati tra i team di Marketing e Sales.

7. Mettere tutto insieme

I webinar non sono solo strumenti di marketing efficaci, sono anche strumenti di vendita efficaci: se i commerciali hanno le informazioni, i contenuti e gli strumenti giusti, possono davvero concludere buoni affari, attraverso processi di vendita più brevi che aumentano la produttività.

Il marketing oggi ha tutti gli strumenti per creare questi contenuti e automatizzarne la distribuzione internamente ed esternamente all'azienda.

Ora che sai cosa devi includere nella tua strategia per i webinar, puoi scaricare i nostri template e vedere come organizzare al meglio i punti spiegati sopra.  Il file si apre con Microsoft Word, così puoi modificare ogni sezione come ritieni opportuno.

Scarica il template della strategia e la fondamentale checklist per non perderti nessun passo nell'organizzazione del tuo Webinar

Referenze:
-How to Produce Webinars . Inside Sales . Hubspot
- Webinar Free -www.hubspot.com/resources/webinar?q=webinar