Come abbiamo avuto modo di capire a fondo in questo periodo particolare, organizzare webinar online efficaci è una vera e propria forma d’arte.
In molti abbiamo pensato: beh, cosa ci vuole, basta prendere Zoom o Google Meet o Skype, e organizzare una riunione online. Salvo poi scoprire – generalmente a cose fatte – che non era proprio così semplice.
Si, certo, non bisogna occuparsi di quegli aspetti “concreti” come prenotare una sala o gestire le trasferte degli speaker o il buffet per gli ospiti, ma ci sono molte altre cose da non sottovalutare per la buona riuscita del tuo meeting online.
In questo articolo ti parleremo di alcuni degli errori più comuni che abbiamo incontrato durante la nostra esperienza, in cui abbiamo organizzato e coordinato webinar online per clienti quali Jacobacci & Partners, Studio Legale Jacobacci & Associati, Studio Legale Merani e Vivani e Gualapack.
Inoltre, ci verranno in aiuto i validi suggerimenti del team internazionale di HubSpot.
1. Confondere webinar e meeting online
Ripetiamo insieme: il meeting online è una riunione, rivolta a un numero ristretto di partecipanti, in cui tutti parlano, commentano, interagiscono in (anarchica) libertà.
Il webinar, invece, è più simile a un evento o a un seminario – però online invece che in una sala.
Quindi: quando pensi a un meeting immagini una saletta con un massimo di 10-20 persone riunite intorno a un tavolo, quando pensi a un webinar immagini una grande sala con un palco e 3-4 speaker che si alternano, mentre un gruppo di ascoltatori ascolta – appunto – e interagisce in un momento ben preciso, il classico “ci sono domande?” alla fine.
Quando si sceglie la piattaforma, dunque, è importante avere cura di scegliere l’opzione "Webinar", che permette di dividere gli speaker dagli spettatori, così da poter definire i diversi ruoli che avranno. Gli spettatori, per esempio, non devono poter vedere la lista di tutti gli altri spettatori, e devono poter intervenire solo per alzata di mano o attraverso la chat visible solo ai presentatori.
Una delle prime differenze che “saltano all’occhio” è che in un meeting tutti i partecipanti sono visibili, con webcam e microfono, mentre in un webinar lo sono solo gli speaker, non i partecipanti.
2. Non pianificare in anticipo
Se il webinar è poniamo, il 1° ottobre, dovete iniziare a lavorarci almeno 1 mese prima. Creare una pagina di iscrizione con un form a regola d’arte, mandare inviti e recall con un certo anticipo, scegliere la piattaforma su cui avverrà il meeting (Zoom o altre)…
Per tutti i dettagli su come pianificare un webinar, leggi questo articolo.
3. Invitare solo quelli che conosci
Spesso e volentieri, i webinar sono un modo per trasmettere informazioni ai tuoi clienti attuali, ma anche a quelli potenziali, che ancora non ti conoscono o non hanno mai acquistato un tuo prodotto o servizio. Che si tratti di un aggiornamento normativo o del lancio di un nuovo prodotto, è un’ottima occasione per farsi conoscere da nuovi potenziali clienti. Ad esempio, potresti fare un po’ di promozione su LinkedIn, anche con un post sponsorizzato rivolto a un target ben definito.
Tra l’altro, il vantaggio è che per un potenziale cliente è molto più semplice collegarsi al webinar dal suo computer, piuttosto che spostarsi fisicamente per partecipare a un evento in presenza, quindi è più facile “fare numeri”.
3. Non avere un regista
Un microfono non funzionante di certo non rovinerà la tua presentazione di persona, ma lo stesso non vale con quelle online. Ecco perché Ashley Ladd, Manager del team Diversity, Inclusion & Belonging di HubSpot, sostiene che non avere un piano di riserva in previsione di problemi tecnici è un grave errore. “La connessione internet è sempre stabile finché non ne abbiamo davvero bisogno.”
Talvolta si pensa che, siccome siamo online, “può fare tutto chi parla”. Meglio, invece, prevedere una persona di supporto che possa occuparsi della regia o di risolvere i problemi tecnici.
Per i nostri clienti, garantiamo la presenza online di una nostra persona, pronta a intervenire prontamente in caso di problemi tecnici, o per supportare gli speaker se hanno qualche problema con il microfono o con le slide.
4. Fare finta che gli errori non esistano
Se, nonostante tutti gli accorgimenti presi in anticipo, capita comunque qualcosa di imprevisto è imbarazzante…è ok.
Nessuno è perfetto e uno dei primi errori in generale che si possono commettere è quello di non prendere atto dei propri errori.
Ignorare un errore durante un webinar online può essere ancora più imbarazzante che l’errore stesso. Meglio ammettere serenamente l’imprevisto, anche alla luce del fatto che questa è una realtà nuova per tutti.
Anche Jon Dick, Vice Presidente Senior del reparto Marketing di HubSpot, la pensa così: “come recita il vecchio detto: se non puoi nasconderlo, includilo! Se non riesci a condividere una slide, se i tuoi figli fanno irruzione nella stanza, se non sei su muto non stressarti, rilassati, concediti una risata e prendine coscienza”.
5. Tutti a microfono aperto
Torniamo al punto 1. Se già nei meeting online è tremendamente fastidioso quando tutti tengono i microfoni aperti, con conseguenti rumori di sfondo assortiti, pensa cosa può accadere in un webinar con 300 partecipanti!
La differenza è che nei seminari è buona regola che gli ascoltatori, semplicemente, vengano messi in muto di default, dall’amministratore/regista dell’evento. Avranno la possibilità di interagire, ad esempio, alzando la mano o scrivendo un messaggio diretto all’amministratore.
Gli speaker, invece, avranno l’onere e l’onore di mettere il proprio microfono in muto quando non stanno parlando.
6. Trascurare il momento delle Q&A
Prima abbiamo detto che i microfoni degli spettatori vengono messi in mute di default, ma questo non implica necessariamente che debbano rimanere spenti per tutta la durata dell’evento.
Ogni seminario che si rispetti avrà la sua sessione di Q&A, anche dette Questions & Answers o Domande & Risposte.
Queste possono essere gestite in diversi modi.
L’amministratore può attivare in automatico i microfoni di tutti i partecipanti alla fine (funziona se non sono troppi), oppure si po' usare l’opzione “alzata di mano” presente su molte piattaforme, come Zoom, oppure ancora si possono raccogliere tutte le domande arrivate in chat durante l’evento e rispondere ad ognuna. Se è presente uno speaker che svolge la funzione di coordinatore, può essere lui a porre le domande agli altri speaker.
Fondamentale però, “cronometrare” i tempi del webinar in modo da essere certi di non arrivare troppo “lunghi”, riducendo così all’osso il momento del dialogo e della condivisione.
Becca Stamp, Senior Global Learning & Development Onboarding Specialist in HubSpot, sostiene che un errore abbastanza diffuso è quello di non ritagliare abbastanza spazio per la conversazione.
Lo sostiene anche Jill Noonan, Senior Facilitator in HubSpot: “creare interazione ogni volta possibile. Sia di persona che online, ascoltare una sola persona senza nessuna interazione o conversazione può essere molto scocciante per chi ascolta”.
7. Essere troppo impersonali
Ci sono alcuni contesti di meeting virtuali in cui essere il più formale possibile è quasi d’obbligo.
In molti altri casi, durante un seminario online spingere troppo su questo aspetto potrebbe avere un effetto de-umanizzante agli occhi di chi ti ascolta.
Il consiglio di Noonan è di mostrare umanità sfruttando la personalizzazione. Come dice lei “il senso di umanità è molto importante. Sapere quando e dove usare esempi personali o mostrare proprie vulnerabilità costruisce fiducia e mostra che siamo tutti sullo stesso livello”.
Va bene preparare delle slide e mostrarle, però meglio avere cura anche di mostrare la propria faccia mentre si parla!
8. Non registrare il webinar
Le piattaforme per l’organizzazione di meeting e seminari online generalmente danno la possibilità di registrare l’evento. Si tratta di un’opportunità da non sprecare, perché il materiale potrà tornare utile in un secondo momento, come vedremo tra poco.
9. Non fare il follow-up
Ok, il webinar è finito, le telecamere si spengono. Tanti saluti a tutti? Assolutamente no. Uno step da non dimenticare mai è il follow-up.
A qualche giorno di distanza (non più di una settimana) dall’evento online, abbi cura di inviare a tutti i partecipanti un’e-mail dedicata, che contenga un ringraziamento per aver partecipato, ma soprattutto un link per scaricare le slide o per rivedere la registrazione del webinar.
Sarà un buon modo per mantenere i contatti, specialmente se si tratta di clienti, attuali o potenziali.
10. “Sprecare” i contenuti del webinar
Senza dubbio, il tuo webinar è ricco di contenuti interessanti per i partecipanti, ma non solo... A “telecamere spente”, prenditi un momento per riflettere su quanto emerso e su come potresti usare i materiali prodotti.
Ad esempio, puoi usare i contenuti per creare uno o più post di “highlights” da condividere sui tuoi canali social, ad esempio estrapolando qualche numero o citazione memorabile.
Puoi scegliere di pubblicare la trascrizione integrale del webinar sul tuo sito web: è una mossa super strategica in ottica SEO, e per “prolungare” la vita dei tuoi contenuti. Memo: usando la dettatura automatica di Word o di altri programmi analoghi, il lavoro di “sbobinatura” diventa decisamente più agevole.
Oppure, se non vuoi che le informazioni siano visibili a tutti, puoi pubblicare sul sito una pagina di follow up, invitando chi è interessato a registrarsi per ricevere le slide e/o la registrazione del webinar, in modo da acquisire nuovi lead.
Leggi anche “Economia circolare di un webinar: il contenuto che produce contenuti”.
Quanti e quali di questi errori ti è già capitato di commettere? Tieni a mente questa lista e pensaci la prossima volta che metti in calendario un webinar per la tua azienda.. E ricorda, errare è umano ma perseverare è diabolico 😊
Se hai bisogno di un supporto professionale per gestire i tuoi webinar “zero stress”, contattaci e penseremo a tutto noi.
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