Lavorare Zen: strumenti di project management per gestire la complessità senza stress

No, non sto parlando di fare yoga sulla scrivania, ascoltare suoni di campane tibetane o accendere incensi in ufficio. In questo articolo, vorrei parlare di come è possibile organizzare al meglio le attività di marketing e sales, gestendo la complessità del lavoro quotidiano con maggiore serenità e ordine mentale, specialmente quando si è in un team che lavora da remoto.

Lo scopo del gioco è quello di evitare di essere sopraffatti dalle cose da fare, e di salvarsi dal burn-out.

La metafora dell'acqua: chiarezza mentale nel lavoro

Esiste una metafora zen che descrive perfettamente lo stato mentale al lavoro: quando la nostra mente è confusa, è come trovarsi in un mare con acqua torbida, dove non riusciamo a vedere i nostri piedi. Al contrario, una mente ordinata è come l'acqua cristallina della Sardegna, dove tutto è visibile e chiaro.

L'obiettivo dell'approccio zen al lavoro è proprio questo: creare quella chiarezza mentale che permette di vedere, e quindi gestire la complessità con maggiore efficacia.

N.B. nessun monaco zen è stato portato in Sardegna per elaborare questa storiella, si fa per dire.

Due pilastri per l'ottimizzazione dei processi aziendali

1. Il metodo

La prima cosa da cambiare “è dentro di te”. Stiamo parlando di darsi un metodo, condividerlo con il team e, possibilmente, rispettarlo tutti. Se sei il leader, evita di dare input casuali e sovrapporre miliardi di richieste.

Stabilire quali sono le attività da fare, chi se ne deve occupare e con quali deadline è una strategia che può essere utilizzata a prescindere dallo strumento tecnologico che si sceglie di utilizzare. In teoria, va bene anche un foglio Excel. Ma, se continui a leggere, ti spiegherò perché un foglio Excel non è la scelta più smart che puoi fare.

2. Gli strumenti

Come puoi immaginare, il tuo team marketing non è l’unico al mondo ad aver bisogno di organizzare il flusso delle attività. Oggi sul mercato esistono tantissime soluzioni, piattaforme digitali gratuite o a pagamento, nate proprio per migliorare la gestione del project management. Più avanti in questo articolo ne citeremo alcune, ma prima c’è una caratteristica che le accomuna tutte, ed è la gestione del workflow.

Come implementare un workflow efficace

Un viaggio di mille miglia inizia con un singolo passo.

Questo proverbio - non a caso - zen si adatta perfettamente alla gestione dei progetti di lavoro.

Qualsiasi sia la sfida che ci troviamo a dover affrontare, aiuta affrontarla con calma, trasformando un progetto che sembra enorme e incombente in una serie di piccoli passi, che fanno molta meno paura.

Ed ecco che i software di project management ci obbligano a mettere il progetto nero su bianco, scomponendolo in una serie di task e subtask specifiche. Ogni task avrà la sua deadline e potrà essere collegata a quella successiva, definendo un workflow specifico. Inoltre, ogni task sarà assegnata a un responsabile specifico all’interno del team.

Questo ci aiuta ad avere una visione d’insieme del progetto e al tempo stesso a tenere sotto controllo i “piccoli passi”, grazie a dashboard visivamente ben organizzate (meglio di una bacheca di appunti o post-it incollati su una lavagna).

Centralizzazione della comunicazione

Ogni mattina un addetto marketing si sveglia e sa che…deve aprire Asana, o Trello o quello che è.

L’uso di piattaforme digitali aiuta moltissimo nella gestione della comunicazione interna, per una serie di ragioni.

1. Autonomia nella gestione delle proprie attività

Ognuno vede le proprie task e relative deadline, e può organizzare la propria giornata di conseguenza. Questo evita lo spauracchio del micromanagement, ovvero il fatto che ci sia un responsabile che continuamente “mette il becco” nel tuo lavoro. Ma, al tempo stesso permette al suddetto responsabile di avere un’overview dei carichi di lavoro assegnati ai vari membri del team e di quando può verosimilmente aspettarsi una delivery.

2. Riduzione netta delle email

È vero che tutte queste piattaforme possono inviare notifiche via mail, per evitare di perdere degli update, ma è altrettanto vero che con questo sistema si evitano le mail ridondanti, quelle con oggetti bizzarri, i rispondi a tutti eterni… Tutte le conversazioni sono organizzate per progetto, ed è molto più semplice risalire allo storico di informazioni che servono.

3. Gestione documenti

“Dove trovo il file?” questa è una domanda che nessuno vuole sentirsi rivolgere. Alcuni software, come Asana, offrono già integrazioni con strumenti come Google Drive, ma in ogni caso basta anche solo un semplice link per collegare in modo immediato una task alla cartella dove vengono archiviati i materiali relativi a un progetto. As easy as that.

Strumenti collaborativi: una panoramica pratica

Strumenti per gestire i flussi di lavoro ne esistono tantissimi, e io non sono qui per proporvi la classifica del migliori software. Ognuno ha le sue peculiarità, costi, vantaggi e svantaggi. Personalmente, ho fatto esperienza con Trello e con Asana. Ma ce ne sono molti altri, come ClickUp, Monday, Notion, che aiutano a gestire project management digitale.

In super sintesi, trovo che Trello sia semplice da usare e adatto ai piccoli team. Si basa sulla bacheca Kanban, in cui visualizzare lo stato di avanzamento dei vari progetti. Poi ovviamente ogni progetto ha la sua card, dove andare a inserire le informazioni e lo scambio di conversazioni interne al team. Per ogni progetto, è semplice inserire etichette e anche to do list delle attività da fare. Le card si possono facilmente spostare tra le diverse colonne di stato man mano che si prosegue nei lavori.

Io amo molto Asana, anche per l’interfaccia visiva che trovo molto pulita e “tranquillizzante”. E’ un buon strumento anche per team strutturati e, specialmente nelle versioni a pagamento, propone diverse funzionalità come la visione “workflow” e il monitoraggio delle ore e del budget, per una visione completa delle attività.

Non ho fatto esperienza diretta di altre piattaforme, noi in Eclettica-Akura usiamo Asana per monitorare i nostri flussi di lavoro interni, e in alcuni casi anche i nostri clienti continuativi lo utilizzano.

In conclusione, l'obiettivo non è trovare lo strumento perfetto, ma creare un flusso di lavoro che riduca lo stress e aumenti la produttività. Qualunque piattaforma sceglierete, ricordate: la vera magia sta nel metodo, non nel mezzo.

Il nostro consiglio? Fate un test, sbagliate, imparate, migrate. La flessibilità mentale è il vero strumento di management.

Gestire la complessità senza stress

In sintesi, non è tanto la scelta della piattaforma quello che conta, quanto l’adottare un metodo che sia al tempo stesso funzionale e flessibile. Inoltre, nessuna piattaforma serve se è vuota, è solo l’utilizzo consapevole e costante che fa sì che sia davvero preziosa.

Riassumendo, i vantaggi di questo approccio sono:

• Riduzione del micromanagement: maggiore autonomia dei membri del team
• Comunicazione più efficiente e centralizzata: meno mail inutili o confusionarie, facile accesso a documenti e informazioni condivise. Tutte le informazioni sono “al loro posto”
• Visione chiara dello stato di avanzamento: è più semplice tenere sotto controllo le deadline e vedere gli impegni dei vari membri del team
• Gestione efficace del lavoro da remoto: semplicemente accedendo alla piattaforma, da qualsiasi luogo

E se lavoro da solo?

Fin qui abbiamo parlato di come gestire il lavoro in team ma, in realtà, metodo e piattaforme digitali (magari nella loro versione gratuita) possono essere game-changing anche per chi lavora da solo, come freelance o solopreneur. È sempre utile infatti tenere traccia delle molteplici attività da svolgere in modo chiaro e organizzato, assegnando a ognuna tempistiche e priorità chiare. 

Conclusioni: verso una nuova efficienza

L'approccio zen al lavoro, supportato dai giusti strumenti di project management, non è solo una filosofia ma una necessità pratica per le aziende moderne. Come l'acqua cristallina permette di vedere il fondale, così un sistema ben organizzato permette di vedere chiaramente il percorso verso i propri obiettivi.

Se senti che hai bisogno di una “guida spirituale” che ti accompagni in questo percorso verso la chiarezza e la migliore organizzazione delle tue attività di marketing… contattaci.

*immagine generata con AI Midjourney