Anzitutto, se volete sapere cos'è HubSpot CRM iniziate da qui (per intenderci sono quelli che hanno inventato l'inbound marketing). Poi, se volete sfruttarlo al massimo, dovete conoscere gli strumenti e la terminologia usata, e allora leggete qui di seguito.
Vediamo insieme i termini e gli strumenti principali di HubSpot.
Il "Lifecycle Stage" è una proprietà predefinita, progettata per indicare dove si trovano i contatti nel funnel di acquisizione. Ogni fase (stage) rappresenta una transizione lungo il funnel. Le fasi, partendo dall'alto, sono:
Qualsiasi utente, con accesso ai contatti, può essere designato come Contact o Company owner, utilizzando la proprietà "Owner contact" di HubSpot. Gli owner (proprietari) possono essere impostati manualmente o automaticamente, e può esserci un solo proprietario per ogni contatto o azienda.
I Contacts sono un "oggetto" (database) che contiene tutte le persone (potenziali clienti, clienti, fornitori, ecc.) che devi monitorare. È possibile memorizzare molte informazioni per ogni singolo contatto (numeri di telefono, indirizzi, titoli, ruoli e molte altre) nelle sue "proprietà".
Le Companies sono un altro importante oggetto all'interno di HubSpot che rappresenta tutte le organizzazioni (potenziali clienti, clienti, fornitori, ecc.) che devi monitorare in HubSpot.
HubSpot può mostrarti delle "viste" particolari dei Contacts (contatti), Companies (aziende) e dei Deals (offerte) in base a determinati criteri, in modo da poter visualizzare facilmente solo i dati che ti servono. Esistono due elementi fondamentali per la creazione di visualizzazioni personalizzate: i filtri (per filtrare i dati utilizzando qualsiasi proprietà di quell'oggetto) e le colonne, da aggiungere o rimuovere per perfezionare la visualizzazione.
Man mano che la tua attività si sviluppa e il tuo team di vendita cresce, l'assegnazione manuale dei "lead" ai vari commerciali diventa complicata da gestire e da sostenere (diventa difficile "scalare" l'attività). Con gli strumenti di HubSpot puoi assegnare automaticamente i contatti ai tuoi commerciali in base alle regole che hai impostato nel sistema di automazione programmabile.
Lo "stato del lead" è una proprietà predefinita di un contatto (o di un azienda) che indica dove si trova all'interno del funnel di acquisto. Questa proprietà consente di qualificare con precisione il contatto o l'azienda come lead.
Il Deal è l'oggetto che viene creato quando un contatto (o un'azienda) presenta un'alta probabilità di acquistare un nostro bene o servizio; diventa cioè un'opportunità.
Il Deal indica il valore e la probabilità di chiusura di quella vendita. Quando crei i Deal, costruisci la tua pipeline, che, sommando tutti i valori, ti permette di prevedere il potenziale futuro giro di affari.
Le "fasi del deal" ti consentono di classificare e monitorare lo stato di avanzamento delle offerte su cui stai lavorando all'interno di HubSpot. Ad ogni "Deal stage" (fase della trattativa) viene associato un valore che indica la probabilità di chiudere le trattative contrassegnate da quel determinato "Deal stage".
Quando il Deal Stage arriva al 100% significa che è andato a buon fine (Closed Win), e il "Lifecycle Stage" di tutti i contatti e le aziende associati a quel Deal cambierà in "Customer"(Cliente).
La Tasks rappresenta un'azione che deve essere completata e può essere assegnata a te stesso o ad altri. Assegnando la Task, un'attività, sia tu che l'assegnatario riceverete una notifica via e-mail sulle date di scadenza.
Il Deal Forecast (previsione del valore dei contratti in corso) è una proiezione dell'ammontare delle entrate che verranno generate entro un determinato periodo di tempo.
In genere un lead è un contatto che ha compilato un form sul sito o ha partecipato a una conferenza o a un tuo evento e ha lasciato il suo biglietto da visita.
Gli MQL rappresentano i contatti che soddisfano le specifiche del tuo team di vendita. Il tuo team definisce questa soglia tramite "punti" assegnati al contatto in base alle attività che ha svolto: ha scaricato un ebook, ha visitato più volte il sito, ecc.
Gli SQL rappresentano i contatti che il team di marketing ha deciso che devono essere seguiti da un commerciale direttamente. Al "Sales" spetta ora il duro compito di gestire il contatto per farlo diventare un cliente. Il compito viene facilitato dalle informazioni che il marketing passerà al venditore: quali contenuti ha scaricato il contatto, quali pagine del sito ha letto, a cosa è interessato...
Il commerciale, dopo una serie di attività, definisce quali sono i contatti che hanno una percentuale importante di essere convertiti in clienti (Customer), e che potrebbero quindi acquistare un servizio o un prodotto (devono "sondarlo" e decidere se è qualificato o no per la vendita).
A questo punto viene creato il Deal (l'offerta): bisogna definire le fasi della trattativa, fissare un appuntamento per la presentazione del preventivo e, se il potenziale cliente conferma l'interesse, avviare la negoziazione per raggiungere l'accordo. Se l'accordo è raggiunto (Close Win), dopo un gran lavoro di squadra, il contatto diventerà finalmente un cliente che comprerà i nostri servizi o prodotti.
Gli "evangelisti" sono quei contatti che diventano sostenitori e divulgatori della tua attività. Potrebbero portarti nuovi affari, ma rimarranno comunque tra i tuoi migliori clienti.
Questo processo, apparentemente semplice e lineare, nasconde un gran numero di insidie, specie nel passaggio delle informazioni tra i due team (Marketing e Vendita) e nei tempi di esecuzione (vedi qui, dove si parla di Smarketing).
Per questo avere un unica piattaforma che gestisce in modo integrato (e automatizza) tutte le attività del "contatto", dal suo ingresso nel funnel di vendita fino alla sua conversione in cliente, è fondamentale.
Chi integra HubSpot nei propri processi aziendali, non torna più indietro: uno strumento irrinunciabile nelle aziende contemporanee, dove la completezza e l'integrità delle informazioni, e la velocità di esecuzione, sono diventati basilari per l'incremento della produttività, anche nei reparti marketing e sales.
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Referenze: HubSpot CRM Process Map - HS Academy