Negli ultimi anni il webinar si è affermato come uno strumento imprescindibile per aziende e professionisti che vogliono condividere conoscenze, generare lead e rafforzare le relazioni con il proprio pubblico.
In questo articolo scopriremo come organizzare un webinar efficace, trasformandolo in un’esperienza interattiva e di successo. Ti guideremo passo dopo passo attraverso le migliori strategie, gli strumenti indispensabili e ti forniremo template scaricabili per facilitare l’organizzazione.
Preparati a esplorare un approccio integrato, dove la collaborazione tra marketing e vendite è la chiave per ottenere risultati misurabili e duraturi.
Il termine “webinar” nasce dalla fusione di “web” e “seminario” e rappresenta l’evoluzione digitale del tradizionale evento formativo. In pratica, un webinar è un seminario online che permette di formare, coinvolgere e interagire con il pubblico in modo semplice ed efficace.
Ciò significa che, grazie alla rete, è possibile organizzare eventi che superano le barriere fisiche, permettendo a relatori e partecipanti di connettersi in tempo reale per condividere conoscenze, idee e best practice.
Un webinar è un evento online - dal vivo o registrato - durante il quale uno o più relatori presentano un argomento specifico utilizzando supporti multimediali come slide, video e infografiche.
La particolarità di questo formato risiede nell’interattività: i partecipanti possono porre domande, intervenire in sessioni di Q&A e interagire con il relatore, rendendo l’esperienza molto più coinvolgente rispetto a una presentazione tradizionale.
Ora che sappiamo cos’è un webinar e perché è così efficace, vediamo come organizzarne uno di successo.
Se Marketing e Sales collaborano, ci sono buone probabilità che il tuo evento offra i contenuti migliori ai giusti clienti (o potenziali clienti).
Qui di seguito trovi alcuni cenni alle tattiche e agli strumenti utili, e scoprirai perché i webinar sono tra le più efficaci tattiche di marketing.
Il potenziale di un webinar dal vivo dipende molto dal formato: deve essere un'esperienza coinvolgente, in tempo reale, magari con sessioni educative, piene di contenuti multimediali e di interazioni personali, affinché sia un esperienza migliore rispetto a leggere gli stessi contenuti su documenti stampati.
Quindi proponi gli argomenti giusti nel miglior formato, avendo ben chiari (prima!) gli obiettivi.
Un webinar è un evento che deve sempre:
Errori da evitare nei webinar online? Ne abbiamo individuati almeno 10 nella nostra esperienza!
Per produrre webinar di grande impatto, hai bisogno degli input del tuo team di vendita. I venditori sono una miniera d'oro e di intuizioni che troppo spesso non vengono sfruttate. Basta solo una riunione di pochi minuti per trovare insieme quali contenuti risolvono veramente i più importanti problemi dei potenziali clienti.
Ecco uno spunto con alcune domande specifiche a cui dare risposta.
Esempi di CTA (call-to-action): "scarica un eBook", "iscriviti al blog", "partecipa al prossimo webinar", "leggi questa case study", "visita le FAQ sul sito", "richiedi la demo", "richiedi un preventivo o una consulenza gratuita", ecc.
Ed ecco alcune domande da porsi:
Uno dei modi migliori per assicurarsi che il tuo team di vendita abbia le informazioni e i materiali di cui ha bisogno è creare un "Webinar Hub": una risorsa dove trovare tutte le info relative agli eventi effettuati, la documentazione e i materiali declinati da usare per il marketing e le vendite.
Una directory condivisa tra Marketing e Sales e ben organizzata (o una scheda Asana o Trello). Se produci costantemente nuovi webinar su diversi temi ogni mese, potrebbe valere la pena anche di creare un vero e proprio portale, solido e semplice da gestire.
Nel tuo "Webinar Hub" puoi inserire le registrazioni di tutti quelli effettuati, il calendario con quelli passati e futuri, la documentazione che li descrive, le email, le CTA e le grafiche utilizzate.
Per il successo di un webinar la promozione è fondamentale.
Coinvolgi il tuo team di vendita e aiutali a spargere la voce online attraverso i loro social network e i gruppi. Puoi anche includere il link alla registrazione del webinar nella firma dell'e-mail. Dovresti iniziare a promuoverlo almeno quattro settimane prima, e continuare fino al grande giorno.
Realizza e distribuisci i seguenti materiali, due settimane prima dell'inizio della promozione:
Con queste informazioni, i commerciali possono rispondere alle domande dei loro clienti e dei potenziali clienti, e identificare gli invitati che potrebbero non essere presenti nell'elenco email del marketing.
L'evento è finito, e adesso? Qui le cose si fanno interessanti.
Le persone che partecipano ad un evento sono una preziosa opportunità di vendita, quindi il post-webinar è un momento di comunicazione estremamente importante.
Prima bisogna analizzare e condividere i dati dell'evento. Invia un email ai colleghi specificando quanto segue:
La maggior parte dei passaggi la puoi fare manualmente, ma un CRM (Customer Relationship Management) rende il processo molto più semplice. Noi utilizziamo HubSpot, il CRM che include tutte le funzionalità per le attività indicate. Ecco un semplice piano di follow up per un webinar, in quattro passaggi:
Tieni traccia dei KPI relativi agli obiettivi che ti eri posto quando hai progettato l'evento. I più comuni sono:
Assicurati di condividere questi numeri con i commerciali.
Se vuoi automatizzare questi processi, un buon CRM (noi usiamo HubSpot abbinato alla piattaforma webinar Zoom) funziona perfettamente, e permette un rapido scambio di dati tra i team di Marketing e Sales.
Quindi... come organizzare concretamente un webinar? Leggi il nostro articolo dedicato!
I webinar non sono solo strumenti di marketing efficaci, sono anche strumenti di vendita efficaci: se i commerciali hanno le informazioni, i contenuti e gli strumenti giusti, possono davvero concludere buoni affari, attraverso processi di vendita più brevi che aumentano la produttività.
Il marketing oggi ha tutti gli strumenti per creare questi contenuti e automatizzarne la distribuzione internamente ed esternamente all'azienda.
Ora che sai cosa devi includere nella tua strategia per i webinar, puoi scaricare i nostri template e vedere come organizzare al meglio i punti spiegati sopra. Il file si apre con Microsoft Word, così puoi modificare ogni sezione come ritieni opportuno.