Negli ultimi mesi, come sappiamo, innumerevoli eventi, meeting, sessioni formative, hanno dovuto rinunciare ad aule e saloni e si sono spostati online. Con molta probabilità quella che è nata come un’esigenza si sta già trasformando in una tendenza più a lungo termine.
Se ben progettato e gestito, il webinar offre possibilità di coinvolgimento molto elevate rispetto ad un prodotto stampato o a un video registrato, potendo integrare “il bello della diretta” e dell’interazione personale, con contenuti multimediali di diverso tipo. La partecipazione è potenzialmente illimitata (server e software permettendo).
Delle strategie e la progettazione dei contenuti abbiamo già parlato ampiamente. Ma come si organizza concretamente un webinar? Quali sono le tempistiche e i passaggi da rispettare per assicurarsi la più ampia partecipazione ed efficacia possibili?
Vediamo qui di seguito tutti i passaggi (le tempistiche indicate potrebbero variare leggermente a seconda del target, del periodo dell’anno, dei contenuti stessi, ma ci sentiamo di affermare che queste rappresentano mediamente una struttura consolidata ed efficace).
Inizia a concretizzare, trasforma i tuoi obiettivi generali - perché vuoi organizzare un webinar? Come lo organizzerai per soddisfare le tue motivazioni? - in un progetto: definisci data e ora, imbastisci lo sviluppo dell’argomento / gli argomenti che tratterai, seleziona relatore/i ed eventuali ospiti che intendi invitare. E se lo ritieni utile e praticabile, comincia a proporti e contattare eventuali partner e sponsor.
Stabilisci gli obiettivi concreti e specifici: quante persone vuoi che si registrino? Chi sono queste persone? Definisci quindi una scaletta precisa - con tanto di tempistiche - del tuo webinar. Scegli la piattaforma migliore in base alle tue esigenze e comincia ad abbozzare l’email di invito, la pagina di registrazione, una mailing list a cui inviarle e un prospetto dei canali di promozione che ritieni utile sfruttare.
L’email di invito che invierai dovrà essere semplice, attraente (nella forma e nei contenuti); fornisci all’invitato un motivo valido per partecipare, valorizza i vantaggi che ne trarrà. Scrivi il titolo, una descrizione dei contenuti che verranno affrontati, i nomi di speaker e ospiti. Comunica con chiarezza e semplicità le indicazioni logistiche, la data, l’ora e la modalità di iscrizione.
Cliccando sulla CTA (Call to Action) che invita a registrarsi, l’utente viene indirizzato su una landing page in cui inserire i propri dati per l’iscrizione. La pagina potrà avere una struttura di questo tipo:
Una volta compilato il form e inviati i dati per la registrazione, si aprirà una email di feedback (così detta thank you page) che conferma all’utente l’avvenuta iscrizione e lo ringrazia. In questa pagina si può inserire un sistema di notifica, come una CTA che invita ad inserire l’evento nel proprio calendario.
Queste pagine “concatenate” di interazione con l’utente e raccolta dati possono essere create tramite plugin specifici da installare sul proprio sito, o attraverso un CMS completo. Noi ad esempio usiamo il CMS Hubspot (ovvero una piattaforma che raccoglie e coordina tutta una serie di funzioni legate al proprio sito e alle attività di marketing e commerciali online).
Il momento si avvicina, ed è consigliabile cominciare a imbastire le slide e/o i contenuti multimediali che si intenderà proporre. Inoltre è finalmente il momento di cominciare la promozione vera e propria: invia l’email che hai preparato, lancia i link alla landing page di registrazione sui social, sul tuo blog, nelle comunicazione dirette ai clienti. E, se rientra nella tua strategia, in mirati annunci a pagamento.
Invia un promemoria attraverso tutti i canali che hai usato in precedenza. L’email sarà strutturalmente simile a quella di lancio, ma conterrà qualche caption che ravvivi l’attesa. Come la prima, conterrà i dettagli logistici e la CTA che invita alla registrazione.
Non trascurare, inoltre, di fare una prova tecnica ed eventualmente di esposizione, senza partecipanti!
Manda una notifica di remind via email solo alle persone che si sono registrate, e predisponi una conference room in cui poter attendere l’inizio dell’evento. Promuovilo sui social, e poco prima dell’orario prestabilito, raduna gli speaker e, infine, chiama e accogli gli ospiti.
Abbi cura di registrare l’evento per poterlo archiviare, restituire ai partecipanti, diffondere (anche solo in parte) a scopi promozionali. Predisponi un componente del tuo team a monitorare e gestire in diretta commenti e interazioni, in modo da riuscire a dare un feedback a tutte le domande e le esigenze dei partecipanti.
Non sottovalutare la gestione di un webinar e fai in modo che nel tuo team ci siano ruoli assegnati, definiti e separati (è bene che uno speaker non debba rivestire anche ruoli tecnici o di regia, ad esempio).
Converti e raccogli i contenuti del tuo webinar in risorse fruibili: registrazione del video, slide, risorse extra, Questions & Answers, per poterli condividere con le persone che hanno partecipato e con i tuoi collaboratori che possono trarne utilità (reparto sales, colleghi interessati alle tematiche, superiori a cui documentare, ecc.).
Invia quindi un’email di follow-up e ringraziamento ai partecipanti, contenente una CTA per andare a scaricare le risorse.
Non dimenticare di inserire i partecipanti nel tuo flusso di gestione dei contatti e nelle tue attività di lead nurturing.
Infine, analizza e traccia le metriche di performance del tuo evento, in un ottica di data-driven /growth-driven design: quante persone hai raggiunto con le tue attività di comunicazione e quanti hanno partecipato? Chi sono stati i partecipanti? Quante persone hanno seguito il webinar fino alla fine? Quante e che tipo di interazioni e feedback hai ricevuto? Quante persone hanno segnalato e condiviso il tuo webinar o la loro partecipazione? E via dicendo…
Traccia i tuoi risultati e usali per fare ancora meglio la prossima volta!
Se ti interessano aspetti più strategici sull’organizzazione di un webinar, puoi leggere “Come si fanno i webinar? (Con template ed esempi di strategia scaricabili)”.
Referenze:
-How to Produce Webinars . Inside Sales . Hubspot
- Webinar Free -www.hubspot.com/resources/webinar?q=webinar